Projektmanagement. Worauf achten?

Vorbereitungphase

1 Welche Ziele sollen erreicht werden?
Sind die Ziele klar?
Sind die Ziele realistisch?
Mit welchem Aufwand sollen sie erreicht werden?
Bis wann?
Gibt es Puffer oder Alternativen?

2 Worauf ist bei der Planung zu achten?
Welchen Stellenwert hat das Projekt?
Ist das Projekt auch nicht zu rigide organisiert?
Steht genug Personal zur Verfügung?
Sind die Termine realistisch?
Reichen die finanziellen Mittel aus?
Stimmen die Qualitätsmerkmale mit den Vorstellungen des Auftraggebers überein?
Welchen Nutzen soll das Projekt für wen haben?
Gibt es auch einen indirekten Nutzen?
Gibt es Spielraum für Änderungen, sind z. B. genügend Puffer eingeplant?
Ist das Projekt genügend geplant?
Sind die richtigen Pläne erstellt worden?

3 Wer ist an der Planung beteiligt?
Welche Vorstellungen hat der Kunde?
Wer ist von der Planung betroffen?
Wer muß über was wie informiert werden?
Mit welcher verantwortlichen Stelle müssen Sie sich abstimmen?
Ist die Planung mit dem Auftraggeber abgesprochen?

4 Wer soll am Projekt teilnehmen?
Braucht das Projekt einen externen Berater?
Wer soll mitarbeiten? Welche fachlichen Kompetenzen sind wichtig? Auf welche
zusätzlichen Fähigkeiten kommt es an?
Haben die Mitarbeiter/Bewerber Erfahrung in Teamarbeit? Sind sie bereit, sich in ein
Team einzugliedern und sich darin weiterzuentwickeln?
Gibt es Kollisionen mit anderen Stellen oder Abteilungen?
Paßt die Teamgröße? Müssen Teilprojekte gebildet werden?
Gewinnt jeder, oder: Was sind die Motive für jeden?
Was kommt für die Beteiligten nach dem Projekt?

5 Wie sollte das Team zusammengesetzt sein?
Ist für die Aufgabe ein harmonisches Team nötig, das schnell und unabhängig agieren
kann?
Sind kreative oder unkonventionelle Lösungen erwünscht, die eher ein kontroverses
Team bringt?
Können die Beteiligten Rollen übernehmen?
Ist möglicherweise destruktives Konfliktpotential in der Gruppe vorhanden?

6 Wer leitet das Projekt?
Steht der Projektleiter hinter dem Projekt?
Welche Erfahrungen hat der Projektleiter im PM oder der Teamführung?
Hat der Projektleiter ausreichend Kompetenzen übertragen bekommen?
Steht ihm genügend Zeit zur Verfügung, seine Aufgaben wahrzunehmen?
Ist sichergestellt, daß es keine Kollisionen mit anderen Stellen gibt? Sind die
Kompetenzen klar definiert?

7 Wann und wie startet das Projekt?
Sind die Voraussetzungen für den Start gegeben?
Sind alle Verantwortlichen, alle Beteiligten und vom Projekt indirekt Betroffene über den
Start informiert?
Sind die formalen Voraussetzungen erfüllt (Genehmigung, Auftrag etc.)?
Herrscht Einigkeit über die Ziele?


Informationen?

8 Wie wird die Projektarbeit gesteuert?
Wann werden erste Teilergebnisse benötigt?
Wer muß über die nächsten Termine und Ergebnisse informiert werden?
Mit welchen Methoden und Maßstäben werden Teilziele überprüft?
Wer muß in welchen Abständen über den Verlauf informiert werden?
Wo können Sie sich Unterstützung holen?

9 Wie werden alle am Projekt beteiligten Personen informiert?
Wer muß worüber informiert werden?
Sind die Beteiligten und Vorgesetzten informiert?
Wird nur relevante Information gesammelt und weitergegeben?
Werden Berichte immer gleich weitergeleitet?
Erhalten die richtigen Leute die richtigen
Ist die Dokumentation verständlich und sinnvoll?

10 Wie funktioniert die Teamarbeit?

Wie organisiert das Team seine Arbeit (Besprechungen, Information etc.)?
Sind Schulungen notwendig?
Ist das Team motiviert?
Herrscht Konsens über Ziele, Vorgehen, Normen und Rollen?
Ist sich das Team einig, daß alle in einem Boot sitzen und an einem Strang ziehen
müssen?
Übernehmen die Mitglieder wechselseitig Verantwortung?
Muß das Team weiterentwickelt werden? Wenn ja, welche Maßnahmen sind zu
ergreifen?

Kontrollphase

11 Wie werden die Projektziele überwacht?
Welche Methoden z. B. der Terminplanung sind zu wählen?
Werden die Pläne dem aktuellen Stand angepaßt?
Ist noch Spielraum für Änderungen vorhanden?

12 Werden die Vorgaben eingehalten?
Halten wir die Kosten ein? Wenn nicht, woran liegt es?
Halten wir die Termine ein? Wenn nicht, welche Termine sind realistisch?
Halten wir die Qualitätsanforderungen ein?
Produzieren wir zu viel Qualität?
Sind die Zwischenergebnisse auf die Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt?

13 Was muß geändert werden?
Wo gibt es Probleme?
Wie können wir sie lösen?
Stimmen unsere Zahlen?
Muß vielleicht die Größe oder Zusammensetzung des Teams geändert werden?
Können wir die Zielvorgaben ändern?
Ist unsere Änderungsplanung jetzt realistisch?
Wer muß wann über die Änderungen informiert werden?
Mit wem sind Korrekturen vorher abzustimmen?
Wer ist in das Änderungsmanagement einzubeziehen?
Kann das Projektziel noch erreicht werden?
Lohnt sich das Projekt noch?

Abschlußphase

14 Wurden die gesteckten Ziele erreicht?
Wenn nicht, woran lag es?
Wo gab es Schwierigkeiten?
Was lernen wir daraus?
Wer muß über die Ergebnisse informiert werden?

15 Wie kann das Projekt systematisch zu Ende geführt werden?
Was ist abschließend zu tun?
Was machen die Mitarbeiter danach?
Wer führt die Abschlußkontrolle durch?